Trong hoạt động doanh nghiệp, biên bản xác nhận công nợ là biên bản được lập để xác nhận chính xác những khoản nợ chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các đối tác. 

Đối với doanh nghiệp, biên bản xác nhận công nợ rất cần thiết để kế toán kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, với khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết không.

Hiện không có một quy định nào cụ thể về mẫu hay hình thức của biên bản xác nhận công nợ. Vì vậy, khi thực hiện loại biên bản này, các bạn đang công tác ở vị trí việc làm kế toán có thể soạn thảo mẫu biên bản phù hợp và đầy đủ nội dung cần thiết là được.

Hoặc các bạn cũng có thể tham khảo mẫu biên bản xác nhận công nợ sau đây nhé. Nội dung mẫu được dựng sẵn chi tiết rõ ràng, dễ hiểu, dễ nắm bắt thông tin nên các bạn có thể sử dụng ngay mẫu để phục vụ cho nhu cầu công việc. Để tải miễn phí File Word của mẫu, các bạn có thể tham khảo tại kho Mẫu Biên Bản của ViecLamVui. 

Download ngay

Cần ghi chính xác và đầy đủ thông tin của các bên liên quan trong biên bản: Đối với hoạt động doanh nghiệp, biên bản này liên quan đến vấn đề tiền bạc và các nghĩa vụ của tổ chức pháp nhân, vì thế các thông tin của doanh nghiệp như: mã số thuế, địa chỉ, thông tin người đại diện theo pháp luật phải được ghi đầy đủ, chi tiết để làm cơ sở giải quyết khi có tranh chấp.

Nội dung biên bản phải rõ ràng: Biên bản xác nhận công nợ không phải là một phụ lục của Hợp đồng kinh tế giữa các tổ chức, doanh nghiệp nhưng lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là một căn cứ quan trọng để các bên thống nhất với nhau về khoản tiền nợ, thời gian trả nợ, lãi suất chậm trả và các vấn đề khác nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của đôi bên khi giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật.

Đừng bỏ qua thoả thuận về thời hạn thanh toán: Ngoài việc xác nhận số nợ giữa các bên, trong biên bản xác nhận công nợ cần làm rõ về thời hạn thanh toán cũng như các vấn đề liên quan như: lãi chậm trả, hướng giải quyết khi chậm trả nợ… Thoả thuận rõ ràng sẽ giúp biên bản trở thành căn cứ để ràng buộc trách nhiệm của các bên nhằm đảm bảo việc thanh toán công nợ diễn ra đúng tiến độ.

Chữ ký và đóng dấu đầy đủ: Biên bản xác nhận công nợ chỉ có giá trị pháp lý khi được người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp ký xác nhận trực tiếp và đóng dấu đầy đủ. Vì vậy, biên bản cần được lập thành các bản chính như nhau để giao cho mỗi bên và không sử dụng biên bản có chữ ký photo.