Làm thế nào để quản lý đơn hàng may mặc hiệu quả?
Quản lý đơn hàng trong các xưởng may chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi số lượng hàng khá lớn. Để quản lý đơn hàng may mặc một cách hiệu quả các xưởng may phải nắm rõ cách thức quản lý cũng như những rủi ro trong quá trình này. Vậy làm cách nào để quản lý đơn hàng ngành may một cách hiệu quả nhất, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
1. Quản lý đơn hàng may mặc là gì?
Quản lý đơn hàng trong lĩnh vực may mặc là một vị trí có nhiệm vụ theo dõi và kiểm soát đơn hàng từ khi bắt đầu tạo đơn, vận chuyển và đến tay khách hàng nhằm đảm bảo các yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng.
Công việc của nhân viên quản lý đơn hàng may mặc cụ thể như sau:
- Tiếp nhận thông tin về đơn hàng bao gồm khách hàng, hình ảnh, thông số, định mức nguyên phụ liệu.
- Chuẩn bị tài liệu cho bộ phận sản xuất, bao gồm số lượng đơn hàng, hình ảnh sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, thông số, yêu cầu nếu có.
- Liên hệ và cùng lên kế hoạch sản xuất với bộ phận may.
- Theo dõi và kiểm tra quá trình may cũng như tiến độ thực hiện đơn hàng.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình may.
- Kiểm tra việc xuất hàng, hoàn thành các thủ tục sau khi xuất hàng.
- Thực hiện giao hàng và quyết toán.
- Xử lý các vấn đề sau bán với khách hàng (nếu có).
- Báo cáo tình hình cho cấp trên (nếu có).
2. Các vấn đề phát sinh trong quản lý đơn hàng may mặc
Đối với một công việc có khối lượng công việc lớn như quản lý đơn hàng ngành may mặc, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi. Do đó, các xưởng may phải hiểu rõ các vấn đề và chuẩn bị kỹ càng nhất để hạn chế những phát sinh không đáng có. Nhân viên quản lý đơn hàng may mặc cũng dễ dàng làm việc hơn.
2.1 Vấn đề về kỹ thuật
Trong quá trình gia công, các vấn đề như sai kỹ thuật luôn có thể phát sinh. Những lý do cho vấn đề này có thể là do tài liệu về kỹ thuật chưa đầy đủ hoặc do bộ phận may thực hiện không đúng.
Lúc này người quản lý cần xử lý một cách kịp thời nhất nhằm đảm bảo yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật của sản phẩm. Để làm được điều này, người quản lý phải là người hiểu và nắm rõ nhất về quy trình sản xuất cũng như các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
2.2 Vấn đề về nguyên phụ liệu
Một vấn đề phát sinh khá nhiều trong quá trình quản lý đơn hàng đó là phát sinh thêm lượng nguyên phụ liệu cần thiết. Lúc này, bạn cần phải kiểm tra lượng thiếu hụt là bao nhiêu và sau đó thực hiện việc bù nguyên phụ liệu. Việc này cần được thực hiện nhanh chóng tránh tình trạng chậm trễ đơn hàng.
2.3 Vấn đề sau bán
Đây là một trong những vấn đề khó xử lý nhất đối với những người quản lý đơn hàng may mặc. Sau khi nhận được hàng, khách hàng có thể có rất nhiều khiếu nại tiêu cực về chất lượng sản phẩm, đóng gói,…
Khi nhận được những phản hồi này, bạn cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân cũng như bộ phận cần chịu trách nhiệm và tiến hành xử lý. Việc này vừa giúp giải quyết vấn đề một cách triệt để nhất vừa hạn chế các lỗi sai trong các đơn hàng sau.
3. Cách quản lý đơn hàng ngành may hiệu quả
Khi quản lý đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng may mặc không những phải kiểm soát số lượng sản phẩm hàng hóa mà còn phải quản lý thông tin khách hàng. Do đó, công việc này sẽ rất khó khăn và phức tạp đối với nhiều người.
Những cách quản lý hàng hóa, đơn hàng hiệu quả sau sẽ giúp bạn dễ dàng và thuận tiện hơn trong công việc của mình:
- Sắp xếp thông tin theo danh mục hàng hóa với từng nhóm hàng cụ thể
- Theo dõi và ghi chép tình trạng hàng một cách chi tiết
- Thiết lập bảng thông tin đơn hàng: thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, thời gian giao hàng,…
- Bên cạnh những phương pháp truyền thống, bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý đơn hàng hiện đại để hỗ trợ cho công việc của mình.
Với những chia sẻ trên, hy vọng việc quản lý đơn hàng may mặc sẽ trở nên đơn giản hơn và dễ dàng hơn, từ đó công việc sẽ diễn ra suôn sẽ và đạt được hiệu quả cao.