Những sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng ?

Hiện nay ở các cửa hàng, quy trình quản lý đơn hàng vẫn còn tồn tại khá nhiều vấn đề. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh mà còn tác động xấu đến khách hàng. 5 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý đơn hàng sau sẽ giúp các chủ cửa hàng có thể tránh được những tình huống xấu trong kinh doanh hàng ngày.

2.1. Không lọc kĩ đơn hàng

Một cửa hàng nếu việc kinh doanh ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc sẽ nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Bạn sẽ phải xử lý rất nhiều đơn hàng với mức độ khó khăn và phức tạp lớn hơn. Nếu không lọc kĩ đơn hàng, việc đóng gói và giao hàng sẽ trở nên rất khó khăn, từ đó có thể khiến khách hàng không hài lòng đối với cửa hàng.

Vì vậy, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành sàng lọc các đơn theo những đầu mục như đơn chuyển phát nhanh, đơn đã thanh toán hay lọc theo mức độ ưu tiên của đơn hàng. Điều này sẽ giúp đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng cùng một lúc mà không bỏ sót bất cứ đơn đặt hàng nào.

2.2. Không quản lý sát sao lượng hàng tồn kho

Đây là một sai lầm khá phổ biến ở các cửa hàng. Số lượng hàng tồn kho có vai trò quyết định đơn hàng có được thực hiện theo đúng tiến độ hay không. Nếu không theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, bạn sẽ rất khó để biết liệu lượng hàng còn lại có đủ đáp ứng cho những đơn hàng trong thời gian này hay không. Nếu gặp tình trạng thiếu hàng thì sẽ không thể giao hàng đúng thời gian cho khách hàng, từ đó dẫn đến nhiều hậu quả xấu cho cửa hàng.

2.3. Bỏ qua bước gắn mã theo dõi

Khi thực hiện giao hàng, đã có khá nhiều trường hợp đơn hàng bị thất lạc không rõ lý do. Tình trạng này xảy ra do nhiều cửa hàng bỏ qua bước gắn mã theo dõi, từ đó không nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi giao hàng đi.

Chủ cửa hàng có thể sử dụng mã theo dõi để kiểm tra đơn hàng của mình mà không cần liên hệ với đối tác giao nhận. Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý mà còn giúp tránh nhiều trường hợp xấu xảy ra khi giao hàng.

2.4. Không áp dụng quy tắc “nhập trước – xuất trước”

“Nhập trước –  xuất trước” là một quy tắc bắt buộc khi ghi nhận thông tin về các đơn hàng. Tuy nhiên ở một số cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, đôi khi việc bỏ sót các đơn đặt hàng cũ vẫn có thể xảy ra.
Sai lầm này có thể gây ra bởi kỹ thuật khi nhập liệu hoặc cũng có thể do nhân viên không thể kiểm soát một số lượng lớn đơn hàng. Chỉ một sai sót nhỏ như thế nhưng cũng có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quy trình quản lý, khiến công việc kinh doanh của cửa hàng bị ảnh hưởng.

2.5. Quy trình quản lý đơn hàng chưa được tự động hóa

Nguyên nhân chính cho những sai lầm phổ biến của chủ cửa hàng khi quản lý đơn hàng đó là chưa có một hệ thống quản lý được tự động hóa. Quy trình quản lý đơn hàng thủ công đã không còn đưa đến sự tối ưu và hiệu quả khi số lượng đơn hàng cũng như mức độ phức tạp ngày càng gia tăng.

Do đó, các phần mềm quản lý đơn hàng đang được rất nhiều chủ cửa hàng sử dụng và đưa đến nhiều lợi ích thiết thực.

Các phần mềm sẽ hỗ trợ trong việc quản lý thông tin với các đơn hàng được sắp xếp theo từng danh mục, nhóm hàng hay tình trạng thực hiện cụ thể. Các đơn hàng cũng được cập nhật trên hệ thống với đầy đủ thông tin như mã đặt hàng, thời gian, giá trị đơn hàng,…giúp chủ cửa hàng nắm rõ trạng thái của đơn hàng cũng như doanh số thu về. Với công cụ này, bạn sẽ có thể quản lý đơn hàng online nhanh chóng và chính xác nhất, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.